Последна актуализация: 29.12.2023 г.
“01 ХЪБ“ ООД обработва лични данни в качеството на администратор на лични данни на наши партньори, служители и потребители/клиенти, включително физически лица, както и като обработващ на лични данни във връзка със съхраняваните данни в поддържаната от дружеството система за електронни обучения, с оглед дейността си по провеждане на уебинари и фирмени обучения, както и във връзка предоставяните софтуерни услуги по съхранение на електронни трудови досиета и обмен на данни между работодател и служител. Тъй като нашите обучения са достъпни и за индивидуални лица, можем да обработваме Вашите лични данни и във връзка с обстоятелството, че сте се записали лично за конкретно наше обучение. Това означава, че Ваши лични данни – например име, адрес, телефон, e-mail за контакт, длъжност, квалификация и трудов опит, лични данни за здравословно състояние, данни за присъди, потребителски профил, данни за използване на уебсайта и услугите на “01 ХЪБ“ ООД и т.н. може да се съхраняват при нас, защото сте наш клиент или защото наш клиент обработва Вашите лични данни.
В израз на нашия ангажимент да гарантираме най-високата степен на защита на Вашите лични данни, ние сме изготвили вътрешни правила и спазваме стриктни процедури за контрол върху обработването на лични данни, които са съобразени с изискванията на Общия регламент за защита на данните (GDPR) и Закона за защита на личните данни. Тази политика има за цел да разясни всички основни въпроси относно извършваното от нас обработване на лични данни – за какви цели го извършваме, на какво основание и за какъв срок. Тук можете да проверите какви са Вашите права във връзка с обработваните от нас лични данни и как да се свържете с нас, за да ги упражните.
Ако не можете да намерите отговор на някой от своите въпроси, свързани с обработването на лични данни, в рамките на тази политика, можете да се свържете с нас по посочените по-долу начини.
“01 ХЪБ“ ООД
гр. София, Район „Възраждане“, ул. „Царибродска“ 70, ет. Партер, ап.3
e-mail: rositsa＠01-hub.com
на вниманието на: Росица Гълъбова
“01 ХЪБ“ ООД предоставя на своите клиенти услуги във връзка с организиране на фирмени онлайн обучения, както и на съхранение на електронни трудови досиета и обмен на данни между работодател и служител. Функционалността на разработения от 01 ХЪБ софтуер позволява на клиентите на дружеството да съхраняват и обменят данни в качеството им на работодатели със своите служители в съответствие с „Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя“. Съхраняваните от клиентите трудови досиета на предоставяния от 01 ХЪБ софтуер съдържа лични данни на трети лица – данни относно лицето, което е назначено на трудов договор или предстои да бъде назначено. Дружеството също така поддържа система за електронни обучения с оглед организацията на уебинари и фирмени обучения, където се съхраняват данни на ползватели на системата. Организацията на фирмено обучение е свързано с обработване на данни на служители на наши клиенти или други посочени от тях лица, както и на индивидуално записали се участници в нашите обучения, с цел участието им в уебинари, семинари и прочие.
В описаните случаи всеки клиент е администратор по отношение на тези данни, като 01 ХЪБ действа като обработващ на лични данни само за целите на предоставяните услуги и прилага най-високи стандарти за гарантиране на сигурността на тези данни.
При осъществяване на услугите, за които ни е предоставено доверие от нашите клиенти, ние спазваме най-високи стандарти за поверителност, които съответстват и надхвърлят изискванията за съхранение и защита. Целите за съхранение на тези лични данни, както и сроковете на това обработване се определят от съответния клиент. Възможно е ние да съхраняваме лични данни на трети лица поради характера на съхраняваната от нашите клиенти информация.
Целите за обработване на тези лични данни, както и сроковете на това обработване се определят от съответния клиент, който действа като администратор на събраните данни. Ако имате запитване в тази връзка, ние ще го препратим на съответния администратор на лични данни, за да гарантираме Вашето право на информация и ще направим необходимото, за да получите отговор. Във всички случаи предоставянето на информация ще зависи от възможността ни да идентифицираме нашия клиент, който ни е предоставил Вашите данни – тъй като всеки клиент сам избира начина на въвеждане на Вашите данни, за нас може да са достъпни само Ваши клиентски данни или друг идентификатор. В тези случаи може да ни е необходимо Вашето съдействие, включително допълнителни данни относно Вашия работодател, за да можем да препратим запитването.
За сметка на това, може да се наложи да предоставим достъп до Вашите лични данни в ограничен обем на трето лице – например екипа, който ни предоставя софтуерна поддръжка. В тези случаи, ние гарантираме, че ангажираните от нас трети лица прилагат същите високи стандарти за защита на Вашите лични данни.
01 ХЪБ прилага своите стандарти за конфиденциалност по отношение на всяка информация, която ни стане известна в хода на нашата дейност. Независимо от това, тази политика има отношение конкретно към защитата на личните данни – и гарантиране правата на лицата, за които те се отнасят.
Личните данни, които са предмет на тази политика, включват всяка информация, която се отнася до конкретно физическо лице и може да включва име, адрес, данни за контакт, данни за квалификация и трудов опит, лични данни за здравословно състояние, данни за присъди, данни за длъжност и работодател. По отношение на лицата, които използват нашата платформа за електронни обучения, ние съхраняваме данни за модулите, за които те се обучават, резултати от положени изпити, сертификати за завършено обучение и т.н. Освен това обработваме данни за регистрираните потребители на нашата платформа – като тези данни могат да включват потребителско име, действия, извършени на уебсайта, дати на използване на нашия софтуер и т.н. В някои случаи личните данни, които обработваме, може да не са достатъчно, за да определим до кое лице се отнасят – например данни за електронна поща, данни за посещения на нашия уебсайт. По отношение на тези данни прилагаме същите стандарти за защита, както и по отношение на всички други, но за да упражнявате правата си, посочени по-долу, по отношение на такива данни, ще трябва да ни съдействате, за да можем да Ви идентифицираме.
Като лични данни обработваме и информация за посещенията на нашия уебсайт, като информацията се съхранява на терминалните устройства единствено на регистрираните потребители на уебсайта. За политиката ни относно бисквитките можете да научите повече на следния линк – Политика за бисквитките.
Не са лични данни информацията за контакти с юридически лица – търговска фирма, адрес за контакт, офисни телефони и електронни адреси и т.н. – като по отношение на тези данни не се прилагат правилата по т. V от тази политика.
1. Във връзка с предоставяне на услуги - 01 ХЪБ предоставя своите услуги на договорно основание към своите клиенти. За целите на изпълнението на поетите от 01 ХЪБ задължения по предоставяне на услуги, свързани с поддържане на система за електронни обучения, предоставяне на сертификати за тези обучения, както и със съхранение на трудови досиета и обмен на данни между работодател и служител или лица, които предстои да бъдат назначени, ние обработваме личните данни на нашите клиенти или представляващите ги лица или посочените от тях лица за контакт и потребители.
В този случай основание за обработване на данните е именно изпълнението на договорно задължение, като в тези рамки се включват и обработването във връзка с предоставяне на определена информация и/или услуги преди сключването на договор. За тази цел обработваме и данните за достъпа на регистрирани потребители през нашата електронна страница до предоставяните от нас услуги, включително данните, събирани чрез бисквитки.
За тази цел ние ще обработваме личните данни на нашия клиент до прекратяване на договора (т.е. до отказ от услугата), както и за определен срок след това – в рамките на който може да възникнат допълнителни права и задължения за страните по договора. Този срок обичайно е 6 години след преустановяване от ползване на платформата, но в отделни случаи може да бъде по-дълъг с оглед на следните обстоятелства:
Основанието за обработване на Вашите лични данни в този случай е сключеният договор за ползване на платформата за електронни обучения или съответно за съхраняване и обмен на електронни документи.
2. За целите на изпълнение на сключени трудови или граждански договори
3. За изпълнение на законови задължения – “01 ХЪБ“ ООД, в качеството си на търговско дружество, е задължено по закон да води счетоводство и поддържа архив на документация (пр. трудови ведомости и пр). Вашите лични данни могат да бъдат използвани с оглед изпълнение на нашите задължения по Закона за счетоводството, Наредба № 28 от 10.05.2006 г. за условията и реда за провеждане на изпит за професионална квалификация на застрахователните брокери и за признаване на квалификация, придобита в държава членка, и за регистрация на материалите за професионално обучение, издадена от председателя на Комисията за финансов надзор, както и съобразно всички законови разпоредби, действащи на територията на Република България към момента, в който обработването се извършва.
Съгласно Закона за счетоводството всички счетоводни документи се съхраняват минимум 3 години, считано от 1 януари на данъчната година следваща данъчната година, в която са съставени; документи за данъчно-осигурителен контрол – включително фактури и други – се съхраняват за срок от 10 години след 1 януари на данъчната година, следваща данъчната година, в която е възникнало данъчното или осигурителното задължение; счетоводни регистри и отчети се съхраняват за срок от 10 години след 1 януари на данъчната година, следваща данъчната година, за която се отнасят; ведомости за трудови възнаграждения се съхраняват за срок от 50 години.
Съгласно Наредба № 28 от 10.05.2006 г. за условията и реда за провеждане на изпит за професионална квалификация на застрахователните брокери и за признаване на квалификация, придобита в държава членка, и за регистрация на материалите за професионално обучение, издадена от председателя на Комисията за финансов надзор за срок от 5 години се съхраняват протоколи за допускане до изпити съгласно наредбата, материали от проведени изпити, протоколи от проверки; за срок от 50 години се съхраняват протоколите за резултатите от проведени изпити и регистрите на издадените сертификати за завършено обучение.
4. За защита законните интереси на 01 ХЪБ – Вашите лични данни може да са ни необходими, за да докажем пред съответните контролни органи или трети лица, че изпълняваме законовите си задължения, както и във връзка с изясняване на претенции от или срещу дружеството. В тази връзка ние обработваме и данните, които предоставят системите ни за контрол на достъпа до предоставените ни носители на информация, включително системи за видеонаблюдение, контрол на физическия достъп и т.н.
За тази цел лични данни се съхраняват обичайно за срок до 6 години от настъпване на събитие, което може да доведе до възникване на претенции; ако претенции са възникнали, данните се съхраняват до уреждане на тези претенции.
5. На основание на Ваше изрично съгласие - В редките случаи, в които обработването на Вашите лични данни се извършва на основание съгласие, Вие можете да оттеглите съгласието си по всяко време. В този случай незабавно ще преустановим обработването на данни за съответната цел, което обаче няма да засегне обработването на друго основание – например когато имаме договорно или законово задължение да го извършваме. Винаги можете да възразите срещу обработването на Ваши лични данни за целите на предоставяне на информация от наша страна, като в тези случаи веднага ще преустановим съответното предоставяне на информация.
В повечето случаи ние обработваме данни, във връзка с предоставяните услуги на наши клиенти. По-големият обем лични данни се обработва по възлагане на тези клиенти – като те носят отговорност за съобразяване на Вашите права и спазване изискванията на GDPR и ЗЗЛД за гарантиране на тези права. Независимо от това, при подадено искане, ние ще съдействаме за упражняването на Вашите права, като препратим искането Ви към администратора на личните Ви данни. По всяко време, докато обработваме Вашите лични данни, Вие имате право на следното:
1. Да получавате информация за това какви Ваши лични данни обработваме и за какви цели
По правило тази информация ще бъде предоставена при началото на предоставяне на нашите услуги – т.е. сключването на договор с потребителите или с нашите контрагенти и служители, но по всяко време можете да отправяте запитвания в тази връзка.
2. Да искате да коригираме неверни или неточни Ваши лични данни
3. Да искате да изтрием Вашите лични данни
Когато няма основание да продължим да обработваме Вашите лични данни, Вие можете по всяко време да искате да изтрием цялата информация за Вас, която съхраняваме. Ако ние сме приключили договорните отношения помежду си и нямаме законово задължение да запазим тази информация, тя ще бъде изтрита.
4. Да искате да съхраняваме Вашите лични данни, без да ги обработваме по друг начин
Ако няма основание да продължим да обработваме Вашите лични данни, но не искате те да бъдат изтрити – например с оглед бъдещо ползване на наши услуги – по всяко време можете да поискате да спрем всяка друга форма на обработване и само да съхраняваме Вашите данни. В този случай ще можем да ги обработваме само с Ваше съгласие или по силата на закона.
5. Да искате да Ви предоставим Вашите лични данни
Ако искате да получите копие от всички данни, които обработваме за Вас, винаги можете да поискате това. В този случай трябва да посочите дали можем да Ви предоставим данните на хартиен носител или на електронен носител в стандартен файлов формат (.pdf, .doc).
6. Да възразите срещу обработването на Вашите лични данни
Когато обработваме Вашите лични данни с оглед защита на нашите интереси, по всяко време можете да възразите срещу обработването. Ако с обработването защитаваме наш законен интерес, ще направим преценка дали можем да спрем обработването или не.
За да упражните, което и да е от посочените права, молим да ни изпратите на хартиен носител или чрез e-mail съответен попълнен от Вас формуляр. Самият формуляр можете да намерите на линковете под тази политика.
Дори искането Ви да не е на посочения формуляр, ние ще го разгледаме, ако можем да Ви идентифицираме и да разберем кое от посочените права упражнявате. Молим Ви да посочите данни за контакт с Вас – e-mail и/или телефонен номер, ако е необходимо да уточним нещо по Вашето искане.
Искането Ви ще бъде разгледано в срок от 1 месец. Ако имаме затруднения при изпълнението на Вашето искане, този срок може да бъде удължен с до 2 месеца, като ние поемаме ангажимент да Ви уведомим за това удължаване в рамките на 1 месец от получаване на Вашето искане.
Искането Ви може да бъде отхвърлено в следните случаи:
Независимо от всичко посочено, по всяко време можете да изисквате информация за това как съхраняваме Вашите лични данни. Ние, от своя страна, поемаме ангажимент в кратки срокове да Ви предоставим отговор на Вашите въпроси.
Ако считате, че нарушаваме Вашите права, можете да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни, която осъществява надзор над извършваното от нас обработване на лични данни.
Комисия за защита на личните данни
Адрес: София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2
Център за информация и контакти - тел. 02/91-53-518
Приемна - работно време 9:00 - 17:30 ч.
Електронна поща: kzld@cpdp.bg
Интернет страница: (www.cpdp.bg)